Zum Unternehmen
Die Knauf Gips KG zählt zu den führenden Herstellern von Baustoffen und Bausystemen in Europa und darüber hinaus. Das Unternehmen ist weltweit auf allen fünf Kontinenten in 86 Ländern an über 250 Standorten mit Produktionsstätten und Vertriebsorganisationen vertreten.
Zum Portfolio gehören Trockenbausysteme, Putze und Zubehör, Wärmedämm-Verbundsysteme, Farben, Fließestriche und Bodensysteme, Maschinen und Werkzeuge für die Anwendung dieser Produkte sowie Dämmstoffe.
Rund um das Projekt
Kunde: Knauf Gips KG
Produkt: Digitales Partner Programm - zentrale Anwendung für Partnergespräche
Projekt-Dauer: 9 Monate
Zielgruppen: Knauf Mitarbeitende aus den Bereichen Administration und Vertrieb
Methoden: Beratung, Konzeption, Frontend- und Backend-Entwicklung
Ausgangssituation
Zweimal jährlich führt der Knauf Vertriebsaußendienst Gespräche mit den Partnerhändlerinnen und -händlern. Dafür werden unter anderem Umsatz-, Sortiments- und weitere Daten aus CRM- und ERP-Systemen benötigt.
Vor Projektbeginn wurden diese Informationen unter anderem über Excel-Dateien zusammengeführt und durch manuell erfasste Gesprächsdaten ergänzt. Anhand einer Vielzahl an unterschiedlichen Kriterien wurde der zukünftige Partnerstatus einschließlich der damit verbundenen Konditionen ermittelt. Die Ergebnisse wurden anschließend in einer Partnermappe als PDF bereitgestellt.
Eine zentrale Master-Excel-Datei diente gleichzeitig als Übersicht über Partner*innen, Gesprächsstände und Bewertungen. Der gesamte Prozess war entsprechend aufwendig, fehleranfällig und nur eingeschränkt transparent.
Ziele
Ziel war es, den bestehenden Prozess in einer zentralen digitalen Anwendung abzubilden. Vertriebsmitarbeitende sollten Partnerdaten, Gesprächsstände, Bewertungen und Zuständigkeiten schnell einsehen und bearbeiten können.
Die Anwendung sollte außerdem automatische und manuelle Bewertungen zusammenführen, den voraussichtlichen Partnerstatus berechnen und die Partnermappe direkt aus den vorhandenen Daten erzeugen.
Für die Administration standen eine einfachere Pflege der Partnerdaten, flexible Gesprächsverwaltung und eine bessere Datenqualität im Mittelpunkt. Die neue Lösung sollte rechtzeitig zum Beginn der Halbjahresgespräche im Juni 2026 einsatzbereit sein.
Herausforderungen
Der enge Zeitplan war eine der wesentlichen Herausforderungen. Gleichzeitig zeigte sich während der Umsetzung, dass das vorhandene fachliche Konzept einzelne Anforderungen noch nicht vollständig oder praxisgerecht abbildete.
In enger Zusammenarbeit mit der Fachabteilung von Knauf wurden diese Anforderungen deshalb im laufenden Projekt konkretisiert und in die Entwicklung überführt. Zusätzlich waren die Sicherheitsvorgaben, IT-Prozesse und verbindlichen UX-Richtlinien eines international tätigen Unternehmens zu berücksichtigen.
Entwicklung und Vorgehen
Die Umsetzung erfolgte agil und in enger Abstimmung zwischen der Knauf-Fachabteilung sowie den Beratungs-, Entwicklungs- und Usability-Expertinnen und -Experten von rocket-media.
Das bestehende Fachkonzept wurde schrittweise weiterentwickelt und in eine responsive Anwendung überführt. Dabei lag ein besonderer Fokus auf einer übersichtlichen Bedienung und einer klaren Abbildung der unterschiedlichen Rollen und Berechtigungen.
Das Ergebnis
Mit dem Digitalen Partner Programm steht Knauf eine zentrale Anwendung für die Verwaltung und Bewertung seiner Partnerhändler*innen zur Verfügung. Die bisherige Master-Excel-Datei und wesentliche Teile der PDF-basierten Gesprächsbearbeitung wurden durch einen durchgängigen digitalen Prozess ersetzt.
Vertriebsmitarbeitende und Administrator*innen können Partner*innen filtern, Gesprächsstände einsehen und zentrale Informationen wie Umsätze, Ziele, Zuständigkeiten und Gesprächsteilnehmende verwalten.
Den Kern bilden die Spartengespräche mit hinterlegten Kriterien und Bewertungslogiken. Punkte können sowohl automatisch aus importierten Daten als auch manuell während des Gesprächs vergeben werden. Aus den Bewertungen errechnet die Anwendung eine Prognose für den zukünftigen Partnerstatus.
Der aktuelle Stand der Beurteilung bzw. eine Kopie des Gesprächsbogens kann anschließend direkt aus dem System als PDF erzeugt werden. Auch vorläufige Fassungen lassen sich bereits während des laufenden Prozesses erstellen.
Erste Rückmeldungen zeigen eine deutliche Zeitersparnis bei der Vorbereitung und Nachbereitung der Partnergespräche. Zudem wird die Anwendung als intuitiv und angenehm bedienbar wahrgenommen. Perspektivisch legt sie den Grundstein für die Ablösung bestehender Legacy-Systeme und weitere Automatisierungsschritte.
Das sagt die Kundin
Fazit / Ausblick
Das Digitale Partner Programm soll schrittweise weiterentwickelt werden. In einer nächsten Ausbaustufe erhalten auch die Händler*innen selbst Zugriff auf ihren zukünftigen Status und die Bewertung der einzelnen Sparten. Zusätzlich sollen sie Nachweise hochladen können, die von Knauf geprüft und freigegeben werden.
Geplant ist außerdem eine direkte Schnittstelle zu weiteren Knauf-Systemen, um den Datenaustausch stärker zu automatisieren.
Damit entwickelt sich die Anwendung perspektivisch von einem internen Werkzeug zu einer gemeinsamen digitalen Serviceplattform für Knauf und seine Partner*innen.
Und last but not least...
Das Projekt wurde mit dem German Design Award 2027 in der Kategorie “Excellent Communications Design: Web” ausgezeichnet! Damit erhält die gelungene Verbindung aus komplexer Prozessdigitalisierung, intuitiver Nutzerführung und durchdachter Gestaltung auch international Anerkennung. Für uns ein schöner Beleg, dass digitale Lösungen nicht nur funktional überzeugen, sondern den Menschen in den Mittelpunkt stellen sollten.
