Zum Unternehmen
Bei Roto arbeiten rund 1.200 Menschen mit Herzblut an durchdachten Lösungen für modernes Wohnen unter dem Dach. Hervorragende Energieeffizienz, vorbildlicher Bedienkomfort und ausgesprochene Montagefreundlichkeit zeichnen die Produkte aus. Egal ob Dachfenster, Ausstattung oder Treppen. Premiumqualität von Roto hat das Unternehmen weltweit zu einem führenden Hersteller von Wohndachfenstern gemacht.
Rund um das Projekt
Kunde: Roto Frank DST Vertriebs-GmbH
Produkt: Service-Anwendung Angebotstool
Projekt-Dauer: Konzeption, Design und technische Umsetzung ca. 7 Monate
Zielgruppen: Profihandwerker*innen, Roto Service- und Einbau-Partner*innen
Methoden: User Requirements Engineering, Nutzer-Interviews, Persona-Dokumentation, Klick-Dummy
Das Ziel
Ziel war, die Online-Services in Verbindung mit dem Produktkonfigurator von Roto weiter auszubauen und damit die Arbeit der Dachprofis zu erleichtern. So sollte direkt im Anschluss an die Konfiguration von Fenstern mit passender Ausstattung die Erstellung von Angeboten durch verschiedene Nutzergruppen ermöglicht werden. Neben Handwerkern sollten auch Roto Service- und Einbau-Partner nahtlos aus dem Konfigurator heraus personalisierte Angebote online erstellen können, die dann als PDF verschickt werden können.
Dabei sollten außerdem individuelle Anforderungen berücksichtigt werden, wie z. B. Rabattierungen oder die Ergänzung weiterer Positionen und Leistungen. Und nicht zuletzt sollte die Nutzung auch auf andere Länder ausgeweitet werden können.
Die Herausforderung
Wie kann man die Erstellung von Angeboten komfortabel gestalten – vom Ein-Personen- bis zum Großhandels-Unternehmen? Wie können mehrere Teammitglieder gemeinsam die aktuellen Stände von Angebotsdokumenten einsehen und bearbeiten? Wie werden Produkt- und Kundendaten verwaltet, so dass man immer alles im Blick hat. Und nicht zuletzt: Wie lassen sich Preise fehlerfrei kalkulieren und individuell gestalten?
Diese und weitere Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer – auch in unterschiedlichen Märkten – mussten in Konzeption, Gestaltung und Entwicklung berücksichtigt werden.
Die Angebotsberechnung musste übersichtlich und nachvollziehbar visualisiert werden, um Preise, Mehrwertsteuer, Margen und Rabatte in € und % gut lesbar und verständlich darstellen zu können.
Zudem sollte eine Schnittstelle zum Produktkonfigurator hergestellt werden, um Produktinformationen, Listenpreise, Artikelnummern, Lieferzeiten und Produktbilder etc. auslesen und im Angebot verwenden zu können. Dabei mussten auch die Anforderungen des italienischen Marktes mit aufgenommen und umgesetzt werden.
Darüber hinaus war erforderlich, dass Informationen und Daten aktualisiert werden, falls sich im Produktangebot von Roto etwas ändert, wie z. B. Preisanpassungen oder Portfolio-Bereinigungen, durch die bestimmte Produkte nicht mehr verfügbar sind. Auch in diesen Fällen sollten die anwendenden Personen auf einer validen Datenbasis arbeiten können und über Änderungen informiert werden.
Es wurde die Möglichkeit eines Unternehmensaccounts realisiert, so dass mehrere Nutzer und Nutzerinnen gegenseitig ihre Arbeitsstände und Inhalte einsehen und editieren können, um so gemeinsam Angebote erstellen und bearbeiten zu können.
Entwicklung / Vorgehen
Analyse der Nutzungsanforderungen und Konzeptionsphase
Die Anforderungen des italienischen Marktes wurden im Vorlauf des Projekts anhand von Nutzerinnen- und Nutzer-Interviews mit Personen aus Handel und Handwerk in Italien durch rocket-media erhoben, ausgewertet und priorisiert. Die Erkenntnisse flossen anschließend in die Entwicklung eines interaktiven Prototypen ein, zu dem noch einmal Nutzerfeedback eingeholt wurde. Auf der Grundlage des optimierten Klick-Dummies wurden abschließend die grafischen Designs der Nutzeroberfläche erstellt. Anforderungen aus dem deutschen Markt wurden entsprechend ergänzend berücksichtigt und umgesetzt.
Projektvorgehen
Das Projekt wurde im Rahmen zwei-wöchiger Sprints agil umgesetzt. Das Projektteam von rocket-media arbeitete so eng mit den Projektbeteiligten bei Roto zusammen. Im Vorfeld der technischen Umsetzung wurden aus dem vorliegenden Lastenheft User Stories und technische Aufgaben generiert.
Das Ergebnis
Schritt für Schritt zum individuellen Angebot
Fenster und Ausstattungsprodukte wie Steuerungen, Innen- und Außenrollos etc. können – auch in mehreren Durchläufen für unterschiedliche Produktkategorien - bequem über den Roto Produktkonfigurator zusammengestellt werden. Die passend konfigurierten Daten können anschließend nahtlos in einem Angebot zusammengeführt und dort weiterverarbeitet werden.
Häufig verwendete Produktlisten können im Konfigurator als „Standard-Fenster“ gespeichert werden, um so wiederkehrend angebotene Fenster ganz einfach und schnell ohne eine erneute Konfiguration einem Angebot hinzufügen zu können.
Freie Positionen für Leistungen wie Anlieferung, Einbau und Montage sowie Entsorgung etc. können ergänzt werden. Die erstellenden Personen können dabei auch Rabatte und Margen selbständig steuern und ihre Angebote entsprechend individualisieren. Zur Erleichterung der Arbeit werden die Preise, je nach ggf. hinterlegter Rabatt-Stufe, automatisch berechnet.
Unterstützende Funktionen für die Angebotserstellung
Eine Kopier-Funktion erlaubt das einfache und effiziente Vorlagen-Management. Kundendaten können aus externen Datenquellen in das eigene „Adressbuch“ der Anwendung importiert und für die Angebotserstellung genutzt werden.
Eine Bestellhistorie gibt einen schnellen Überblick darüber, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen Angebote angelegt, bearbeitet und versendet haben.
Um den Anforderungen an den Datenschutz und die schnelle Angebotsabwicklung gerecht werden zu können, wurde ein Registrierungsprozess für ausschließlich gewerbliche Kundschaft aus dem Profi-Segment generiert. Entsprechende Codes werden per Mail versendet, die dann die personalisierte Registrierung ermöglichen.
Das sagt der Kunde
Fazit / Ausblick
Im Projekt wurde bereits die Möglichkeit geschaffen, den Service auch für weitere Länder verfügbar zu machen. So ist z. B. die Anbindung an ein Mail-System denkbar, welche das Verschicken von Angeboten direkt aus der Anwendung erlaubt. Weiterhin sind Schnittstellen zu weiteren Digital-Services wie der Roto QR-Code-Anwendung (für u.a. die einfache Nachbestellung, das Retouren- und Service-Management) denkbar, die eine durchgängige User Journey für Dachprofis sowie Roto Service- und Einbau-Partner ermöglichen.
