Roto Service-Anwendung aus Nutzersicht neu gedacht: Online-Angebotsmodul für das Handwerk

Mit der neuen Anwendung können Angebote aus den im Roto Produktkonfigurator erstellten Produktlisten direkt erstellt werden

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Zum Kunden

Rund um das Projekt

Kunde: Roto Frank DST Vertriebs-GmbH
Produkt: Service-Anwendung Angebotstool
Projekt-Dauer: Konzeption, Design und technische Umsetzung ca. 7 Monate
Zielgruppen: Profihandwerker, Roto Service- und Einbau-Partner
Methoden: User Requirements Engineering, Nutzer-Interviews, Persona-Dokumentation, Klick-Dummy

Das Ziel

Ziel war, die Online-Services in Verbindung mit dem Produktkonfigurator von Roto weiter auszubauen und damit die Arbeit der Dachprofis zu erleichtern. So sollte direkt im Anschluss an die Konfiguration von Fenstern mit passender Ausstattung die Erstellung von Angeboten durch verschiedene Nutzergruppen ermöglicht werden. Neben Handwerkern sollten auch Roto Service- und Einbau-Partner nahtlos aus dem Konfigurator heraus personalisierte Angebote online erstellen können, die dann als PDF verschickt werden können.
Dabei sollten außerdem individuelle Anforderungen berücksichtigt werden, wie z. B. Rabattierungen oder die Ergänzung weiterer Positionen und Leistungen. Und nicht zuletzt sollte die Nutzung auch auf andere Länder ausgeweitet werden können.

Die Herausforderung

Wie kann man die Erstellung von Angeboten komfortabel gestalten – vom Ein-Mann- bis zum Großhandels-Unternehmen? Wie können mehrere Mitarbeiter eines Teams gemeinsam die aktuellen Stände von Angebotsdokumenten einsehen und bearbeiten? Wie werden Produkt- und Kundendaten verwaltet, so dass man immer alles im Blick hat. Und nicht zuletzt: Wie lassen sich Preise fehlerfrei kalkulieren und individuell gestalten?
Diese und weitere Anforderungen der Nutzer – auch in unterschiedlichen Märkten – mussten in Konzeption, Gestaltung und Entwicklung berücksichtigt werden.
Die Angebotsberechnung musste übersichtlich und nachvollziehbar visualisiert werden, um Preise, Mehrwertsteuer, Margen und Rabatte in € und % gut lesbar und verständlich darstellen zu können.

Zudem sollte eine Schnittstelle zum Produktkonfigurator hergestellt werden, um Produktinformationen, Listenpreise, Artikelnummern, Lieferzeiten und Produktbilder etc. auslesen und im Angebot verwenden zu können. Dabei mussten auch die Anforderungen des italienischen Marktes mit aufgenommen und umgesetzt werden.
Darüber hinaus war erforderlich, dass Informationen und Daten aktualisiert werden, falls sich im Produktangebot von Roto etwas ändert, wie z. B. Preisanpassungen oder Portfolio-Bereinigungen, durch die bestimmte Produkte nicht mehr verfügbar sind. Auch in diesen Fällen sollten die Anwender auf einer validen Datenbasis arbeiten können und über Änderungen informiert werden.
Es wurde die Möglichkeit eines Unternehmensaccounts realisiert, so dass mehrere Nutzer gegenseitig ihre Arbeitsstände und Inhalte einsehen und editieren können, um so gemeinsam Angebote erstellen und bearbeiten zu können.

Entwicklung / Vorgehen

Analyse der Nutzungsanforderungen und Konzeptionsphase

Die Anforderungen des italienischen Marktes wurden im Vorlauf des Projekts anhand von Nutzer-Interviews mit Händlern und Handwerkern in Italien durch rocket-media erhoben, ausgewertet und priorisiert. Die Erkenntnisse flossen anschließend in die Entwicklung eines interaktiven Prototypen ein, zu dem noch einmal Nutzerfeedback eingeholt wurde. Auf der Grundlage des optimierten Klick-Dummies wurden abschließend die grafischen Designs der Nutzeroberfläche erstellt. Anforderungen aus dem deutschen Markt wurden entsprechend ergänzend berücksichtigt und umgesetzt.

Projektvorgehen

Das Projekt wurde im Rahmen zwei-wöchiger Sprints agil umgesetzt. Das Projektteam von rocket-media arbeitete so eng mit den Projektbeteiligten bei Roto zusammen. Im Vorfeld der technischen Umsetzung wurden aus dem vorliegenden Lastenheft User Stories und technische Aufgaben generiert.

Das Ergebnis

Schritt für Schritt zum individuellen Angebot

Fenster und Ausstattungsprodukte wie Steuerungen, Innen- und Außenrollos etc. können – auch in mehreren Durchläufen für unterschiedliche Produktkategorien - bequem über den Roto Produktkonfigurator zusammengestellt werden. Die passend konfigurierten Daten können anschließend nahtlos in einem Angebot zusammengeführt und dort weiterverarbeitet werden.
Häufig verwendete Produktlisten können im Konfigurator als „Standard-Fenster“ gespeichert werden, um so wiederkehrend angebotene Fenster ganz einfach und schnell ohne eine erneute Konfiguration einem Angebot hinzufügen zu können.
Freie Positionen für Leistungen wie Anlieferung, Einbau und Montage sowie Entsorgung etc. können ergänzt werden. Die Ersteller können dabei auch Rabatte und Margen selbständig steuern und ihre Angebote entsprechend individualisieren. Zur Erleichterung der Arbeit werden die Preise, je nach ggf. hinterlegter Rabatt-Stufe, automatisch berechnet.

Unterstützende Funktionen für die Angebotsersteller

Eine Kopier-Funktion erlaubt das einfache und effiziente Vorlagen-Management. Kundendaten können aus externen Datenquellen in das eigene „Adressbuch“ der Anwendung importiert und für die Angebotserstellung genutzt werden.
Eine Bestellhistorie gibt einen schnellen Überblick darüber, welche Mitarbeiter im Unternehmen Angebote angelegt, bearbeitet und versendet haben.
Um den Anforderungen an den Datenschutz und die schnelle Angebotsabwicklung gerecht werden zu können, wurde ein Registrierungsprozess für ausschließlich gewerbliche Kunden aus dem Profi-Segment generiert. Entsprechende Codes werden per Mail versendet, die dann die personalisierte Registrierung ermöglichen.

Das sagt der Kunde

Fazit / Ausblick

Im Projekt wurde bereits die Möglichkeit geschaffen, den Service auch für weitere Länder verfügbar zu machen. So ist z. B. die Anbindung an ein Mail-System denkbar, welche das Verschicken von Angeboten direkt aus der Anwendung erlaubt. Weiterhin sind Schnittstellen zu weiteren Digital-Services wie der Roto QR-Code-Anwendung (für u.a. die einfache Nachbestellung, das Retouren- und Service-Management) denkbar, die eine durchgängige User Journey für Dachprofis sowie Roto Service- und Einbau-Partner ermöglichen.


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Peter Passeck Geschäftsführung Beratung
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