Nachdem in der Analysephase (User Research) anhand von Befragungen, Beobachtungen und Interviews Daten zu Benutzerinnen und Benutzern, ihren Umfeldern, Aufgaben und Wünschen gesammelt und beschrieben wurden, werden im Anschluss daran die Daten strukturiert und Anforderungen aus Nutzersicht, die „Nutzungsanforderungen“, definiert.

Nutzungsanforderungen bilden dabei nur einen Teil der Anforderungen an ein interaktives System, denn natürlich müssen ebenso Vorgaben z. B. des Gesetzgebenden oder des Unternehmens bzw. der Organisation berücksichtigt und umgesetzt werden. Die Anforderungen, die sich aus den zu erledigenden Aufgaben der Benutzer*innen ergeben, werden auch „User Requirements“ genannt. Die Grundlage für ihre Spezifikation bilden immer die Informationen, die im Nutzungskontext gesammelt wurden.

Das Card Sorting eignet sich gut, um schnell und einfach Informationen und Hierarchien zu strukturieren.
Bei dieser Methode werden Begriffe, Beschreibungen oder auch Abbildungen auf einzelnen Karten festgehalten und gemeinsam im Team oder von jedem Teammitglied separat auf einem Tisch gruppiert, kategorisiert und zugeordnet. Dabei können die Karten immer wieder neu sortiert werden, bis eine übereinstimmende Meinung und ein zufriedenstellendes Ergebnis in der Gruppe erreicht sind. Die Beteiligten können außerdem eigene Themen oder Begriffe einbringen, die vorher noch nicht erfasst wurden.

Um herauszufinden, welche Funktionen, Inhalte, Elemente oder Produktmerkmale dem Benutzer*innen später besonders wichtig sind, eignet sich der Einsatz eines Kano-Schemas.
Jede Funktion bzw. Anforderung wird von Benutzenden innerhalb einer Matrix je zweimal bewertet: einmal vor dem Hintergrund, dass die Anforderung umgesetzt, und einmal, dass sie nicht in das endgültige System einfließen wird.
Durch diese zweifache Bewertung ergeben sich aus den Antwortkombinationen folgende Einstufungsmöglichkeiten, die eine Priorisierung der Anforderungen ermöglichen:

1. Stufe: Basismerkmale
2. Stufe: Leistungsmerkmale
3. Stufe: Begeisterungsmerkmale
4. Stufe: unerhebliche Merkmale
5. Stufe: Rückweisungsmerkmale

Das Kano-Schema kann sehr gut im Rahmen eines Workshops erarbeitet werden, an dem 5-15 repräsentative Nutzerinnen und Nutzer teilnehmen können.